Steeds meer mensen in Nederland kiezen ervoor om ondernemer te worden. Dat is begrijpelijk, want de vrijheid om je eigen tijd in te delen en je eigen keuzes te maken klinkt aantrekkelijk. Toch brengt het runnen van een eigen bedrijf ook verantwoordelijkheden met zich mee. Belastingen, administratie, verzekeringen: het zijn zaken waar je als zelfstandige niet omheen kunt. Wie goed voorbereid start, staat sterker dan wie dat niet doet.
Inschrijven bij de KVK is de eerste stap
Wie een bedrijf wil beginnen, schrijft zich in bij de Kamer van Koophandel. Dat is verplicht in Nederland en geldt voor bijna alle bedrijfsvormen, van eenmanszaak tot besloten vennootschap. Na de inschrijving krijg je een KVK-nummer. Dat nummer gebruik je op facturen, in e-mails en bij contacten met de Belastingdienst. De inschrijving kost een eenmalig bedrag van ongeveer vijftig euro. Veel startende zelfstandigen kiezen voor een eenmanszaak, omdat dat de eenvoudigste bedrijfsvorm is. Je bent dan verantwoordelijk voor alles, maar je hoeft ook het minste papierwerk te regelen. Bij een BV ligt dat anders: daar is meer administratie voor nodig en gelden andere belastingregels.
Btw en inkomstenbelasting voor zelfstandigen
Een van de eerste zaken waarmee je te maken krijgt als zelfstandige, is de btw. In de meeste gevallen reken je btw over je producten of diensten. Het standaardtarief in Nederland is 21 procent, maar voor sommige producten en diensten geldt een lager tarief van 9 procent. Je draagt de ontvangen btw af aan de Belastingdienst, meestal per kwartaal. Naast btw betaal je ook inkomstenbelasting over de winst die je maakt. Hoe meer winst, hoe meer belasting. Gelukkig zijn er aftrekposten die je belastbaar inkomen verlagen. De zelfstandigenaftrek is daar een bekend voorbeeld van. Je kunt daar gebruik van maken als je voldoet aan het urencriterium: je besteedt minstens 1.225 uur per jaar aan je onderneming. Dit zijn regels die veel nieuwe bedrijfseigenaren verrassen, dus goed op tijd uitzoeken hoe het zit, loont.
Administratie bijhouden is geen optie maar een verplichting
Elke bedrijfseigenaar in Nederland is wettelijk verplicht een administratie bij te houden. Dat betekent dat je inkomsten en uitgaven bijhoudt, facturen bewaart en je boekhouding op orde hebt. De Belastingdienst kan tot zeven jaar terug in je administratie kijken. Een goede boekhouding helpt je niet alleen bij het doen van belastingaangifte, maar geeft je ook inzicht in hoe je bedrijf er financieel voor staat. Veel zelfstandigen gebruiken boekhoudprogramma’s om dit bij te houden. Er zijn betaalbare en zelfs gratis opties beschikbaar. Wie het lastig vindt, kan ook een boekhouder inhuren. De kosten daarvan zijn vaak weer aftrekbaar als bedrijfskosten.
Verzekeringen en pensioen regel je zelf
Een werknemer in loondienst is automatisch verzekerd tegen ziekte en bouwt via zijn werkgever pensioen op. Voor mensen met een eigen bedrijf ligt dat anders. Zij regelen dat zelf. Dat geeft vrijheid, maar ook verantwoordelijkheid. Als je ziek wordt en niet kunt werken, valt je inkomen weg. Daarom is een arbeidsongeschiktheidsverzekering voor veel zelfstandigen een verstandige keuze. Zo’n verzekering keert een bedrag uit als je langdurig niet kunt werken. Ook pensioenopbouw is iets om vroeg mee te beginnen. Je kunt een deel van je winst opzij zetten via een lijfrenterekening of een bankspaarproduct. De overheid biedt daarvoor belastingvoordelen aan. Hoe eerder je hiermee begint, hoe beter je er later van profiteert. Dit zijn zaken die in de drukte van het starten van een bedrijf snel worden vergeten, maar later grote gevolgen kunnen hebben.
Veelgestelde vragen
Moet ik als zelfstandige altijd btw in rekening brengen?
Niet altijd. Er zijn situaties waarin je vrijgesteld bent van btw, bijvoorbeeld als je bepaalde zorgdiensten levert of als je omzet onder de kleineondernemersregeling (KOR) valt. Met de KOR kun je kiezen om geen btw te berekenen als je omzet onder de 20.000 euro per jaar blijft. Je kunt dan ook geen btw terugvragen.
Wat is het urencriterium en waarom is het belangrijk?
Het urencriterium houdt in dat je minimaal 1.225 uur per jaar aan je eigen bedrijf besteedt. Als je aan dat criterium voldoet, heb je recht op fiscale voordelen zoals de zelfstandigenaftrek. Die aftrek verlaagt je belastbaar inkomen, waardoor je minder inkomstenbelasting betaalt. Je moet je uren wel kunnen aantonen als de Belastingdienst daarom vraagt.
Wat is het verschil tussen een eenmanszaak en een BV?
Bij een eenmanszaak ben jij als persoon verantwoordelijk voor alle schulden van het bedrijf. Je privévermogen is dan niet beschermd als het misgaat. Een besloten vennootschap, de BV, is een aparte rechtspersoon. Dat betekent dat jij in principe niet privé aansprakelijk bent voor schulden van de BV. Een BV oprichten kost meer en vraagt meer administratie, maar kan bij hogere winsten financieel aantrekkelijker zijn.
Wanneer moet ik voor het eerst aangifte doen?
Als zelfstandige doe je elk jaar aangifte inkomstenbelasting. Dat doe je over het vorige jaar, meestal tussen maart en mei via de website van de Belastingdienst. Als je btw-plichtig bent, doe je ook per kwartaal of per maand btw-aangifte. De Belastingdienst stuurt je een uitnodiging als het zover is.